e-mail: info@2buh2.ru
МЧД
Обязательное применение
с 1 сентября 2023 года
Обязательное применение
с 1 сентября 2023 года
Кто обязан использовать МЧД в 2023 году?
Что такое МЧД? И кто должен использовать МЧД?
МЧД (машиночитаемая доверенность) – это доверенность в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени организации.
Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте (ЭДО) с контрагентами: сдавать отчётность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы.
После перехода на МЧД иначе сотрудник не сможет подписывать рабочие документы! Ни с помощью сертификата юрлица, оформленного на сотрудника, ни с помощью дубликата ключа электронной подписи руководителя не получится подписывать документы организации. На данный момент руководители организаций получают от ФНС некопируемые ключи.
Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте (ЭДО) с контрагентами: сдавать отчётность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы.
То есть теперь сотрудник, который занимается подписанием документов организации и при этом не является ее руководителем из ЕГРЮЛ, в том числе обслуживающие бухгалтеры, работники на аутсорсе и иные уполномоченные лица, должны иметь сертификат электронной подписи физлица, а также машиночитаемую доверенность (МЧД).
После перехода на МЧД иначе сотрудник не сможет подписывать рабочие документы! Ни с помощью сертификата юрлица, оформленного на сотрудника, ни с помощью дубликата ключа электронной подписи руководителя не получится подписывать документы организации. На данный момент руководители организаций получают от ФНС некопируемые ключи.
Как выглядит МЧД?
МЧД представляет собой файл в формате XML, который определяет полномочия сотрудника и подписывается электронной подписью юридического лица.
Машиночитаемая доверенность содержит в себе следующие данные:
Как оформить МЧД?
На портале Госуслуг прописана инструкция по получению машиночитаемой доверенности:
Чтобы представитель мог подавать заявления и оформлять документы на Госуслугах от лица организации или ИП, руководителю нужно оформить машиночитаемую доверенность. Это можно сделать на вкладке «Доверенности и доступы» в личном кабинете организации
В доверенностях нужно использовать коды полномочий из классификатора
Форму машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные системы, в которые возможно загрузить документы. Если система не установила правила, используйте разработанный Минцифры формат.
Требования к форме МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857.
Машиночитаемую доверенность создаёт на сотрудника работодатель и подписывает её своей КЭП. В документе он указывает срок действия доверенности и полномочия сотрудника.
Одну МЧД можно выдать сразу на группу сотрудников. А в одной МЧД можно указать сразу несколько полномочий: по одной доверенности сотрудник может выполнять разные операции.
Сотрудник, подписывая электронные документы от имени организации, должен приложить к ним файл МЧД, при этом подписывает документы электронной подписью физлица. Подпись он получает самостоятельно в удостоверяющем центре на своё имя как физическое лицо. Ключ защищён от передачи другим лицам – это повышает безопасность операций. Подписывать документы без МЧД могут только руководители.
Машиночитаемая доверенность содержит в себе следующие данные:
- название, номер и срок действия доверенности;
- сведения о работодателе (доверителе);
- сведения о сотруднике (поверенном);
- операции, которые может выполнять поверенный (полномочия).
Как оформить МЧД?
На портале Госуслуг прописана инструкция по получению машиночитаемой доверенности:
Чтобы представитель мог подавать заявления и оформлять документы на Госуслугах от лица организации или ИП, руководителю нужно оформить машиночитаемую доверенность. Это можно сделать на вкладке «Доверенности и доступы» в личном кабинете организации
В доверенностях нужно использовать коды полномочий из классификатора
Форму машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные системы, в которые возможно загрузить документы. Если система не установила правила, используйте разработанный Минцифры формат.
Требования к форме МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857.
Машиночитаемую доверенность создаёт на сотрудника работодатель и подписывает её своей КЭП. В документе он указывает срок действия доверенности и полномочия сотрудника.
Одну МЧД можно выдать сразу на группу сотрудников. А в одной МЧД можно указать сразу несколько полномочий: по одной доверенности сотрудник может выполнять разные операции.
Сотрудник, подписывая электронные документы от имени организации, должен приложить к ним файл МЧД, при этом подписывает документы электронной подписью физлица. Подпись он получает самостоятельно в удостоверяющем центре на своё имя как физическое лицо. Ключ защищён от передачи другим лицам – это повышает безопасность операций. Подписывать документы без МЧД могут только руководители.
С сентября 2023 года запустят Единый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС России, в который юридические лица должны будут передавать данные о выданных МЧД.
Можно ли оформить передоверие подписи с МЧД?
МЧД можно передоверять (ст. 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ). То есть лицо, наделенное правом передоверия, например, руководитель выпускает МЧД с передоверием на финансового директора компании, а он может перепоручить свои полномочия по подписанию документов бухгалтеру, если выдаст на него доверенность в порядке передоверия.
Нужно ли нотариально заверять МЧД?
Доверенности, которые выдаются в порядке передоверия юрлицами, не нужно заверять у нотариуса. Это возможно, потому что руководители действуют от имени юридических лиц без доверенности. Что касается руководителей филиалов и представительств юрлиц, они тоже могут выдавать МЧД без нотариального заверения, хоть и действуют от имени юрлица по доверенности. Норма закреплена в ст.187 ГК РФ.
Нотариально заверяются все доверенности кроме тех, которые выдает директор компании, ее филиала или представительства.
Соответственно, если при передоверии МЧД будут выдавать другие работники, их потребуется нотариально заверять.
Доверителю необходимо обратиться к нотариусу с пакетом документов для получения нотариально заверенной МЧД:
Для проверки действительности такой доверенности, проверяется квалифицированная электронная подпись нотариуса, а не доверителя, поскольку электронная подпись заявителя в МЧД с передоверием не используется.
Далее МЧД выгружается в распределенный реестр ФНС и в личный кабинет заявителя на портале нотариата. Оттуда ее можно выгружать и применять в работе с ЭДО.
МЧД можно передоверять (ст. 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ). То есть лицо, наделенное правом передоверия, например, руководитель выпускает МЧД с передоверием на финансового директора компании, а он может перепоручить свои полномочия по подписанию документов бухгалтеру, если выдаст на него доверенность в порядке передоверия.
Нужно ли нотариально заверять МЧД?
Доверенности, которые выдаются в порядке передоверия юрлицами, не нужно заверять у нотариуса. Это возможно, потому что руководители действуют от имени юридических лиц без доверенности. Что касается руководителей филиалов и представительств юрлиц, они тоже могут выдавать МЧД без нотариального заверения, хоть и действуют от имени юрлица по доверенности. Норма закреплена в ст.187 ГК РФ.
Нотариально заверяются все доверенности кроме тех, которые выдает директор компании, ее филиала или представительства.
Соответственно, если при передоверии МЧД будут выдавать другие работники, их потребуется нотариально заверять.
Доверенности заверяют на основании всей цепочки выданных в порядке передоверия МЧД (до корневой) и проверяют на наличие права передоверия. Нотариус просматривает данные о доверенности в Единой информационной системе (ЕИС) нотариата. Его задача — выяснить, что доверенность не отменена и действует. То же самое нотариус проверяет по корневой доверенности.
Как оформить нотариально заверенную МЧД?
Доверителю необходимо обратиться к нотариусу с пакетом документов для получения нотариально заверенной МЧД:
- паспорт доверителя;
- паспортные данные уполномоченного лица;
- актуальную выписку из ЕГРЮЛ, свидетельствующую о правоспособности юрлица;
- корневую доверенность;
- перечень полномочий, которыми требуется наделить уполномоченное лицо. Лицо, имеющее корневую доверенность от руководителя (к примеру заместитель директора), готовит перечень полномочий, которые он передоверяет уполномоченному лицу (например, гл. бухгалтеру).
Для проверки действительности такой доверенности, проверяется квалифицированная электронная подпись нотариуса, а не доверителя, поскольку электронная подпись заявителя в МЧД с передоверием не используется.
Далее МЧД выгружается в распределенный реестр ФНС и в личный кабинет заявителя на портале нотариата. Оттуда ее можно выгружать и применять в работе с ЭДО.
Как обмениваться документами с контрагентами используя МЧД?
Итак, у вас оформлена ЭП физ. лица и МЧД от руководителя. Как подписывать исходящие и входящие документы с контрагентами?
Подписав исходящий электронный документ для контрагента по ЭДО своей ЭП физического лица, прикладываем к этому документу файл МЧД, выданный от руководителя.
Или вам необходимо подписать входящий документ от контрагента. В этом случае стандартно подписываем его свое ЭП физ. лица. И отдельным документом можем в ответ направить файл со своей МЧД.
Итак, у вас оформлена ЭП физ. лица и МЧД от руководителя. Как подписывать исходящие и входящие документы с контрагентами?
Подписав исходящий электронный документ для контрагента по ЭДО своей ЭП физического лица, прикладываем к этому документу файл МЧД, выданный от руководителя.
Или вам необходимо подписать входящий документ от контрагента. В этом случае стандартно подписываем его свое ЭП физ. лица. И отдельным документом можем в ответ направить файл со своей МЧД.
Проверить МЧД от контрагента можем в сервисе ФНС Поиск доверенности.
Просто как дважды два
Начнем сотрудничать? Оставьте свои контакты и мы с Вами свяжемся.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Наши контакты:
Просто как дважды два
Тел.: +7 (964) 886-80-71
Email: info@2buh2.ru
ИП Ильменская Ю.Ю.
ОГРНИП 307770000292961
